GTD organiza mi trabajo

Durante los primero años de universidad, accidentalmente llegó a mis manos Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, escrito por David Allen y editado por The Viking Press.

Este libro, describía un novedoso método de de gestión de actividades: Getting Thing Done. Y tras su lectura, se convirtió en mi método de organización de trabajo.

GTD trata de enseñarte a borra de tu cabeza todas las tareas pendientes y guárdalas en un lugar específico. De esta forma, logras centrarte en las tareas que estás realizando y no en aquellas que tienes pendiente.

La diferencia sustancial con otros métodos es que no se basa en una lista de prioridades, si no en listas de tareas y sobre todo insta a realizar inmediatamente las tareas que pudieran ser realizadas en dos minutos.

La filosofía de GTD se basa en el almacenamiento, seguimiento y revisión de la información relacionada con las cosas que tienes que hacer.

Para entender mejor lo que viene a continuación, recomiendo descargarse el diagrama de flujo de trabajo de GTD.

Las metas no son insuperables

Y los principios en los que se basa GTD son los siguientes:

Recopilar

Las tareas, todo aquello que es necesario recordar, debe organizarse en contenedores (libretas de notas, PDAs, correo electrónico,…), con el objetivo de extraerlo de nuestra memoria y guardarlo para procesarlo posteriormente. Tras el procesamiento, debería, al menos una vez por semana, vaciarse todos los contenedores.

Procesar

Cuando se procesa un contenedor, se debe seguir estríctamente el siguiente orden:

1. Empezar por el principio.

2. No procesar más de un elementa cada vez.

3. No enviar de vuelta al contenedor ningún elemento.

4. Si un elemento precisa de alguna acción para ser ejecutado:

a) Si lleva menos de 2 minutos, ¡hazlo!.

b) Si no es una tarea de tu competencia, delégalo adecuadamente.

c) Posponerlo.

5. Si un elemento no requiere de una acción para ejecutarlo,

a) Archívalo como referencia.

b) Deséchalo si procede.

c) Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

“Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. Dos minutos, es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Organizar

En el libro, se describe un conjunto de listas que podemos usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

Acciones próximas: para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesaria llevar a cabo. Es decir, si este elemento es “fotografiar un evento social”, la acción próxima podría ser “hablar con el cliente para conocer exactamente qué tipo de encargo desea” o “revisar las fotografías con el cliente, para elegir las que más le guste” o algo similar. Aunque pueden existir muchos pasos y acciones necesarias para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto que se pueden realizar: “en la oficina”, “en el estudio” o “por teléfono”.

Proyectos: para toda tarea inconclusa (Allen la denomina open loop) en tu trabajo o en tu vida, que requiera de más de una acción para ser realizada, se considera un proyecto. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que esta puede ser llevada a cabo.

Quizá algún día: se trata de aquellas cosas que actualmente no son posibles. Algún día podría ser “aprender a volar una cometa” o “apuntarme a clases de Yoga”.

Un calendario es un objeto muy valioso, ya que nos permitirá llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda que el calendario se reserve exclusivamente para un “duro paisaje”  (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, reuniones o citas  que han sido fijadas en un momento dado. Los elementos de la lista “pendiente” deberían reservarse para las acciones próximas.

La clave principal del GTD es el sistema de recordatorios, es decir, un recordatorio debe ser agradable, simple y fácil. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si se necesita almacenar referencias, deberías usar archivo. Allen sugiere que mantengas un único sistema de recordatorios ordenado alfabéticamente para que sea rápido y fácil encontrar la información deseada.

Revisar

La lista de acciones y recordatorios no serán útiles si no las revisamos diariamente o cuando dispongamos de un momento ocioso.

El tiempo, la energía o los recursos que tengamos en un momento dado, son las variables que nos ayudará a decidir si un elemento más importante debe abordado en ese preciso instante. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para evitar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están ordenadas en la lista, tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos, ítem en “espera”, asegurándote de que todas las tareas nuevas y eventos futuros están incluidos en el sistema y que esté actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen siguiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

Un sistema de organización no será bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en vez de hacerlas. Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos dispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

La técnica GTD que uso diariamente con GMail, es la de las ’43 Carpetas’ junto al plugin de Firefox GTDInbox Extension:

David Allen recomienda un archivo de recordatorios para organizar tus papeles, las ’43 Carpetas’. Se trata de 12 Carpetas, que representan cada mes y 31 Carpetas adicionales que se usan para representar cada uno de los días del mes.

Las carpetas se colocan para ayudarte a recordar que actividades deben acometerse en un dia específico. Cada dia se abre la carpeta del dia actual. Vacías la carpeta y la colocas en el mes siguiente.

Este tipo de ordenación, te permite archivar recordatorios de una forma cómoda y simple. Ejemplo: si nos convocan a una reunión el día 6 de este Mayo, colocas un recordatorio en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho día te los encontrarás.

Ya conoces el método que uso para organizar mi trabajo. Y por último, puedes leer una entrevista a David Allen, en castellano.

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